1. Định biên nhân sự là gì? Điều kiện để tính định biên nhân sự

      1.1 Khái niệm định biên nhân sự

Định biên nhân sự là một khái niệm vô cùng quen thuộc với phòng ban nhân sự. Định biên nhân sự có thể hiểu là Là chủ quán hay nhà quản lý thì việc căn kẽ tính toán các khoản mục chi phí là lẽ đương nhiên, trong đó lương là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng không hề nhỏ trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Nhiều câu hỏi được đặt ra như:“Tôi cần bao nhiêu nhân viên là đủ”, “Làm thế nào để định biên nhân sự chuẩn?”- bài toán mà các nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp luôn trăn trở để tìm lời giải. Bài viết này AAU sẽ hướng dẫn bạn các bước để định biên nhân sự như thế nào là đúng.

     1.2 Điều kiện để tính định biên nhân sự

Nhân sự luôn đóng yếu tố quan trọng trong một tổ chức. Định biên nhân sự rất quan trọng do nó liên quan tới sự nhất quán trong quản trị và quán lý sử dụng nhân sự của công ty nên được chú ý rất nhiều. Khi định biên nhân sự, cần:

• Đối với công ty:

- Doanh nghiệp cần có định hướng xây dựng và chiến lược phát triển rõ ràng

- Doanh nghiệp cần có kế hoạch kinh doanh cụ thể dựa trên ngân sách và các kế hoạch dự kiến trong trường hợp có sự thay đổi.

• Đối với các cấp bộ phận:

- Trưởng bộ phận cần xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ cũng như quyền hạn dành riêng cho từng vị tri trong công việc.

- Cấp quản lý, trưởng phòng phải hiểu và xác định được công việc, nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc của từng vị trí, ít nhất phải nắm được cơ bản của nó.

- Có khả năng đánh giá và ước lượng cơ bản được kết quả ban đầu đầu ra của từng vị trí khác nhau

- Hiểu và nắm được khả năng tự động hóa trong công việc của từng vị trí, kèm theo đó là hệ thống dữ liệu quản lý của từng vị trí.

2. Các bước định biên nhân sự

B1: Hoạch định mục tiêu chiến lược công ty đầu năm, từ đó hoạch định chiến lược nhân sự.

Một khi muốn hoàn thành một việc gì, chúng ta đều cần lên kế hoạch cho nó. Cũng như đề cập ở trên, nhân sự là nguồn lực chính không thể thiếu của doanh nghiệp nên khi doanh nghiệp có ý định định biên nhân sự trước mắt phải hoạch địch mục tiêu chiến lược tổ chức trong năm đó từ đó mới có thể hoạch định được chiến lược cho phòng ban nhân sự:

• Thời gian: khi nào cần nguồn lực nhân sự mới?
• Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết ở một người nhân sự
• Số lượng: cần bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí?

B2: Xây dựng mô hình tổ chức – áp định biên ra quy mô nhân sự, ước lượng chi phí nhân sự dựa vào mô hình tài chính để ra quỹ lương.

Sau khi đã lên hoạch định chiến lược công ty cũng như chiến lược nhân sự, lúc này cấp quan lý, chủ doanh nghiệp phải xét đến tài chính công ty để có thể ước lượng chi phí nhân sự phù hợp từ đó dựa vào mô hình tài chính để ra quỹ lương phù hợp cho từng vị trí.

B3: Từ mục tiêu dung lượng khách hàng (1 ngày có bao nhiêu khách, 1 tháng phục vụ bao nhiêu khách), năng lực phục vụ, ta ước lượng số lượng giao dịch 1 tháng/ quý/ năm: bao nhiêu giao dịch mua, bán, giao dịch có tính chất đối ngoại, giao dịch hành chính, giao dịch sản xuất,…Đo mức phục vụ thấp điểm + cao điểm chia trung bình, lấy trung bình ấy nhân 120%.

B4: Phân tích công việc của phòng ban bộ phận

Chúng ta cần diễn ra mấy quy trình, từng bước quy trình như vậy thì tiêu chuẩn thời gian của một bước quy trình hết bao nhiêu thời gian cho một tác nghiệp. Cứ như vậy, nhân thời gian 1 quy trình với số lượng tác nghiệp 1 ngày/ tháng để ra hao phí thời gian một ngày/ tháng.

B5: Khớp chi phí lương và thu nhập bình quân của nhân sự theo mô hình tài chính. Quá trình khớp là quá trình so sánh, đánh giá đàm phán, ổn rồi mới chốt định biên.

B6: Đưa ra tiêu chuẩn nhân sự cho từng vị trí (thái độ, kiến thức, kỹ năng mềm) + mô tả công việc cho từng vị trí đó.

Đây là bước vô cùng quan trọng, bất kỳ công việc nào cũng cần phải có sự đánh gia theo chu kỳ vì vậy bạn phải là người đưa ra những bảng đánh giá tiêu chuẩn chuẩn mực để có thể dựa trên đó đánh giá năng lực làm việc của nhân viên.

AAU tin rằng với những thông tin trên đây, bạn sẽ nắm được khái niệm cũng như phương thức định biên nhân sự là như thế nào.

Bài toán khó nào cũng tìm được lời giải quan trọng là bạn mất bao lâu để giải bài toán đó mà thôi. Bài toán nhân sự ngành F&B cũng khó khăn không kém nhỉ. Để có thể quản lý nhân sự F&B tốt hơn, bạn có thể tham khảo khóa học QUẢN LÝ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ F&B:

https://aau.vn/blogs/khoa-hoc/khoa-quan-ly-dao-tao-nhan-su-f-b

Địa chỉ: 11 Phan Kế Bính, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh 

Số điện thoại: 0765 761 637 

Email: contact@aau.vn 

Website: https://aau.vn/