Cách xây dựng quy trình vận hành F&B tiêu chuẩn

Nếu bạn muốn kinh doanh trong lĩnh vực F&B thời gian tới thì bên cạnh 4 mô hình kinh doanh F&B 2023, bạn còn phải tìm cách chuẩn hóa quy trình vận hành cho mô hình của mình. Bởi vì nếu doanh nghiệp F&B của bạn có quy trình vận hành tốt sẽ giúp tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ cho cửa hàng. Hãy cùng AAU Academy tìm hiểu 6 bước chuẩn hóa quy trình vận hành F&B trong bài viết dưới đây.

Quy trình vận hành doanh nghiệp F&B là gì?
Quy trình vận hành doanh nghiệp F&B là tập hợp những nguyên tắc theo một trình tự cố định mà các nhân viên cần tuân thủ trong quá trình vận hành. Nhân viên ở mọi vị trí đều được đào tạo, luyện tập để ghi nhớ quy trình vận hành. Việc này giúp quá trình hoạt động diễn ra liền mạch và hạn chế tối đa sai sót.
Sẽ không có bất kỳ công thức chung về quy trình vận hành cho tất cả các doanh nghiệp F&B. Bởi vì mỗi doanh nghiệp F&B sẽ kinh doanh các loại sản phẩm/dịch vụ khác nhau dẫn đến nhân viên và những yếu tố tương tự cũng sẽ có sự khác biệt. Vì thế, một quy trình vận hành tốt là bộ quy tắc phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Quy trình vận hành F&B là tập hợp những nguyên tắc theo trình tự cố định (Nguồn: Sưu tầm)

Vai trò của quy trình vận hành tiêu chuẩn F&B

Khi xây dựng quy trình vận hành F&B, bạn cần liên tục cập nhật và điều chỉnh sao cho phù hợp với hình thức kinh doanh hiện tại. Bởi vì khách hàng có thể cảm nhận một phần quy trình vận hành khi đến với quán ăn, nhà hàng, quán cafe của bạn. Vì thế, một quy trình vận hành F&B sẽ đem lại rất nhiều lợi ích. Cụ thể là:

• Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp:

Một quy trình vận hành chuẩn sẽ giúp nhân viên làm mọi việc chính xác và nhanh nhất. Từ đó doanh nghiệp của bạn sẽ giảm được chi phí vận hành và tối ưu hóa nhân sự. Nếu nhân viên của bạn làm nhanh nhưng không đúng thì chứng tỏ nhân viên đã làm sai quy trình vận hành tiêu chuẩn. Đồng thời, trong quá trình làm việc, nhân viên hoặc cấp quản lý có thể kiến nghị thay đổi quy trình để tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà hàng.

• Giảm thiểu tối đa những chi phí không cần thiết hoặc thất thoát do gian lận:

Việc xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn và yêu cầu nhân viên học thuộc quy trình sẽ giúp doanh nghiệp F&B của bạn giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát do vô ý làm thiếu hoặc làm nhầm. Đồng thời, nhà hàng, quán ăn, quán cafe có thể hạn chế tối đa tình trạng thất thoát do gian lận trong quá trình bán hàng.

• Chất lượng dịch vụ được nâng cao:

Một quy trình vận hành F&B tiêu chuẩn cần phải có quy trình chăm sóc khách hàng. Cụ thể là quy trình tiếp đón, quy trình phục vụ, quy trình kiểm đồ và quy trình thanh toán. Các quy trình này giúp hướng dẫn và kiểm soát hành động của nhân viên từ khi khách hàng đặt bữa cho đến khi khách hàng rời đi. Vì thế, nếu quy trình này được thực hiện tốt thì doanh nghiệp F&B của bạn sẽ có được các đánh giá tích cực của khách hàng.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) giúp nâng cao chất lượng dịch vụ (Nguồn: Sưu tầm)

• Giữ chân nhân sự:

Một bộ quy trình chuẩn là một trong các giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả. Bởi vì nhân viên sẽ khó tránh khỏi những bất đồng quan điểm hoặc sai phạm trong quá trình làm việc nên bộ quy trình chuẩn sẽ giúp bạn giải quyết những tình huống này hợp lý hơn.
Bên cạnh đó, bộ quy trình chuẩn sẽ giúp bạn xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh với quy trình trơn tru. Việc này góp phần làm tăng sự trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp. Đồng thời, quy trình vận hành F&B còn giúp cấp quản lý dễ dàng đánh giá vấn đề của nhân viên và đưa ra giải pháp phù hợp dựa trên những tiêu chí có sẵn.

>> Xem thêm: 10 Cách Giữ Chân Nhân Sự Ngành F&B Hiệu Quả

2 hình thức vận hành doanh nghiệp F&B

Nhìn chung sẽ có 2 hình thức vận hành doanh nghiệp F&B cơ bản:

• Founder tự vận hành.
• Thuê nhân sự.

1/ Founder tự vận hành

Đây là cách vận hành F&B mà chủ của doanh nghiệp sẽ kiêm luôn việc quản lý, vận hành.
Ưu điểm:

• Bạn được thực hiện công việc vận hành theo ý mình.
• Quá trình ra quyết định và thực thi diễn ra nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí thuê quản lý.

Khuyết điểm:

• Hiệu quả hoạt động phụ thuộc rất lớn vào năng lực của bạn.
• Phần lớn chủ doanh nghiệp F&B chưa thực sự trải nghiệm các vị trí công việc trong cửa hàng như quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị,...nên thường gặp khó khăn trong vấn đề quản lý.
• Bạn sẽ gặp khó khăn khi chưa có đủ kiến thức để vận hành và quản lý chuỗi doanh nghiệp F&B chuyên nghiệp.

Để giải quyết lo lắng trong việc xây dựng quy trình vận hành F&B chuyên nghiệp, bạn có thể tham gia khóa học Xây Dựng Hệ Thống Vận Hành Chuỗi F&B Chuyên Nghiệp của AAU Academy. Trong khóa học này, bạn sẽ được học cách xây dựng hệ thống và quy trình vận hành F&B trong vòng 8 buổi với hai chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý vận hành chuỗi F&B.

Chủ doanh nghiệp tự vận hành (Nguồn: Sưu tầm)

2/ Thuê nhân sự

Trong hình thức này, bạn có thể lựa chọn là tự thuê quản lý hoặc hợp đồng ràng buộc của bên nhượng quyền.

Tự thuê quản lý

Với hình thức này, chủ doanh nghiệp sẽ trở thành nhà đầu tư và giám sát cá nhân hoặc đơn vị được thuê làm quản lý cho doanh nghiệp chuỗi F&B.
Ưu điểm:

• Cá nhân/doanh nghiệp bạn thuê để quản lý đã có kiến thức trong lĩnh vực và kinh nghiệm quản lý mô hình quán của bạn.
• Áp dụng kinh nghiệm của quản lý để vận hành doanh nghiệp F&B một cách chuyên nghiệp.

Khuyết điểm:

• Phát sinh rủi ro trong vấn đề nhân sự tham gia quản lý doanh nghiệp. Vì thế, bạn cần đánh giá kỹ ngay từ ban đầu.

• Với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh không lớn như doanh nghiệp gia đình thì ngân sách cho vị trí quản lý cũng có ảnh hưởng nhất định đến doanh thu.

• Bạn phải biết phân quyền và kiểm soát phân quyền đối với cấp quản lý. Tuy nhiên, đây lại là chuyện khá khó khăn đối với văn hóa kinh doanh của người Việt.

Hợp đồng ràng buộc của bên nhượng quyền

Quy trình vận hành của cách thức này phụ thuộc vào mô hình của bên nhượng quyền.

Trong mô hình này, chủ doanh nghiệp chỉ đóng vai trò kiểm soát tài chính và chất lượng dịch vụ. Quyền kiểm soát và bổ nhiệm quản lý vận hành sẽ thuộc về bên nhượng quyền.

Tuy nhiên, phần lớn các thương hiệu nhượng quyền tại Việt Nam hiện nay là chủ của bên nhận nhượng quyền sẽ được quyết định việc họ sẽ là người quản lý hay thuê/ hợp tác với bên trung gian quản lý vận hành.

Quy trình vận hành của nhượng quyền phụ thuộc vào mô hình của bên nhượng quyền (Nguồn: Sưu tầm)

Chuẩn hóa quy trình vận hành đơn vị F&B

Để xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) phù hợp với doanh nghiệp F&B của mình, trước hết bạn nên tìm hiểu quy trình SOP cơ bản. Từ đó, bạn sẽ có đầy đủ kiến thức để thực hiện chuẩn hóa quy trình vận hành tại quán của mình. Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cơ bản bao gồm 4 quy trình:
1/ Quy trình mở ca
2/ Quy trình trong ca làm việc
3/ Quy trình sau ca làm việc
4/ Quy trình giao ca.
Hãy cùng AAU tìm hiểu cụ thể 4 quy trình trên trong phần dưới đây.

Quy trình mở ca

Quy trình này sẽ khác nhau tùy vào vị trí công việc của bạn. Các doanh nghiệp F&B nhìn chung sẽ có 3 vị trí công việc sau:

1/ Nhân viên bếp/bar

• Bước 1: Thực hiện kiểm tra và vệ sinh khu vực làm việc.
• Bước 2: Chuẩn bị công cụ dụng cụ, nguyên liệu đầy đủ và đúng tiêu chuẩn.
• Bước 3: Vệ sinh, setup khu vực chế biến món ăn.
• Bước 4: Chỉnh đốn trang phục, thực hiện opening checklist và briefing đầu ca cùng quản lý.

Quy trình mở ca của nhân viên bếp/bar (Nguồn: Sưu tầm)

2/ Nhân viên phục vụ

• Bước 1: Kiểm tra khu vực làm việc và chuẩn bị công cụ dụng cụ.
• Bước 2: Setup bàn ăn theo đúng tiêu chuẩn. Đồng thời, bở bước này, bạn cần chuẩn bị bộ gia vị và nước sốt để quá trình phục vụ diễn ra trơn tru hơn.
• Bước 3: Vệ sinh và sắp xếp lại khu vực làm việc/quán ăn.
• Bước 4: Bật POS và thực hiện opening checklist.
• Bước 5: Briefing đầu ca cùng quản lý và chỉnh đốn trang phục để sẵn sàng phục vụ khách hàng.

3/ Nhân viên thu ngân

• Bước 1: Kiểm tra niêm phong và trang thiết bị tại khu vực làm việc.
• Bước 2: Kiểm đếm tiền cùng quản lý ca tại quầy và để vào két thu ngân.
• Bước 3: Khởi động và vệ sinh thiết bị tại quầy thu ngân.
• Bước 4: Kiểm tra lại các chứng từ, hóa đơn của ca trước.

Quy trình mở ca của thu ngân trong vận hành F&B (Nguồn: Sưu tầm)

Quy trình trong ca làm việc

Quy trình SOP trong ca làm việc sẽ khác nhau tùy vào mô hình doanh nghiệp F&B của bạn. Tuy nhiên, quy trình vận hành F&B cơ bản trong ca làm việc sẽ như sau:

Quy trình chuẩn bị bàn

• Bước 1: Xếp chén/dĩa lên khay và xếp ly, bình trà, chai lọ vào quầy bar.
• Bước 2: Gom vụn thức ăn trên bàn vào khay và xịt khử trùng ở 4 góc bàn. Sau đó, bạn lau bàn cho đến khi hết vết bẩn.
• Bước 3: Set bàn mới theo đúng tiêu chuẩn. Bạn có thể thay đổi quy trình setup bàn để phù hợp với bản chất và sơ đồ quán. Đồng thời, bạn cần kiểm tra công cụ, dụng cụ cùng bộ gia vị trên bàn đã sạch sẽ chưa.

Quy trình phục vụ

• Bước 1: Tươi cười đón chào khách và mời khách vào bàn.
• Bước 2: Giới thiệu tên và bắt đầu tư vấn thực đơn. Sau khi ghi order xong, bạn nên lặp lại order và đưa ra khoảng thời gian chờ món cho khách hàng.
• Bước 3: Khi phục vụ món ăn và thức uống, bạn nên nói rõ tên món cho thực khách.
• Bước 4: Nhiệt tình, vui vẻ và tích cực quan sát để dọn dĩa dơ và gợi ý món tráng miệng cho khách hàng.
• Bước 5: Thực hiện kiểm tra giảm giá, thuế VAT và thanh toán cho khách một cách lịch sự, niềm nở, chuyên nghiệp.
• Bước 6: Vệ sinh và setup bàn mới.

Quy trình phục vụ trong vận hành F&B (Nguồn: Sưu tầm)

Quy trình xuất món từ bếp/bar

• Bước 1: Nhận order từ máy in nhiệt hoặc Captain Order.
• Bước 2: Chuẩn bị nguyên, phụ liệu và dụng cụ liên quan để chế biến món ăn.
• Bước 3: Thực hiện chế biến món ăn theo đúng tiêu chuẩn.
• Bước 4: Trình bày món ăn sạch sẽ cùng các dụng cụ và sốt ăn kèm.
• Bước 5: Bấm chuông để thông báo cho phục vụ bàn đã có món ăn.
• Bước 6: Vệ sinh để khu vực bếp luôn khô thoáng, sạch sẽ.

Quy trình thanh toán

• Bước 1: Nhân viên phục vụ nhận phiếu kiểm thức ăn, captain order, thông tin giảm giá và voucher từ phục vụ. Sau đó, phục vụ sẽ in phiếu kiểm đồ và cho khách hàng kiểm tra. Khi xác nhận đã đúng thông tin thì mang vào cho thu ngân.
• Bước 2: Thu ngân sẽ kiểm tra, nhập dữ liệu về thông tin giảm giá (nếu cố) rồi in phiếu thanh toán.
• Bước 3: Nhân viên phục vụ mang phiếu thanh toán đến bàn khách hàng. Sau đó, nhân viên sẽ nhận thanh toán từ khách hàng bằng tiền mặt/thẻ/ví điện tử rồi mang đến quầy thu ngân.
• Bước 4: Thu ngân sẽ kiểm tra tiền, nhập vào máy POS rồi đóng giao dịch và in hóa đơn. Sau đó, thu ngân cần phải lưu chứng từ theo quy định.
• Bước 5: Nhân viên phục vụ sẽ trả lại tiền dư cho khách hàng.

Quy trình thanh toán (Nguồn: Sưu tầm)

Quy trình thanh toán của thu ngân

• Bước 1: Kiểm tra thông tin thẻ thành viên của thực khách.
• Bước 2: Nếu khách hàng có trả món ăn, thu ngân cần gọi quản lý ca và tham khảo “Quy định điều chỉnh, hủy món”.
• Bước 3: Áp dụng mã giảm giá (nếu có) rồi in phiếu thanh toán gửi khách hàng.
• Bước 4: In phiếu đóng giao dịch.

Quy trình sau ca làm việc

Quy trình dọn dẹp

• Bước 1: Chuẩn bị công cụ dụng cụ như xô nước, cây lau nhà, bảng cảnh báo sàn ướt,... và vắt mop ráo nước.
• Bước 2: Lau sàn theo hình Zigzag từ trước ra sau, trái qua phải với đường kính lau từ 1 - 1.2m.
• Bước 3: Cất bảng cảnh báo sàn ướt và các công cụ, dụng cụ về vị trí quy định.
• Bước 4: Xả mop lau sàn sạch sẽ và để phía trên đầu vắt của xe lau nhà.

Quy trình đóng ca

Đối với công việc Carely:

• Bước 1: Vệ sinh công cụ, dụng cụ.
• Bước 2: Tháo và vệ sinh lồng nướng, ống khói.
• Bước 3: Lau ống khói và bàn ghế. Sau đó, nhân viên thực hiện vệ sinh tủ station.
• Bước 4: Kiểm tra đũa, muỗng, menu và thực hiện quét, lau sàn.

Đối với công việc BOY

• Bước 1: Thực hiện chà vỉ, đóng than và vệ sinh hố ga.
• Bước 2: Chà sàn và kiểm tra khu vực bếp.
• Bước 3: Kiểm tra và phơi than.
• Bước 4: Kiểm tra an toàn khu vực.

Quy trình giao ca

Dành cho nhân viên chung

• Bước 1: Vệ sinh và bàn giao khu vực phục vụ khách hàng mà mình phụ trách.
• Bước 2: Bàn giao công cụ dụng cụ như dụng cụ nướng thịt, dụng cụ setup bàn,... trong khu vực.
• Bước 3: KIểm tra lại tất cả thông tin bàn giao như khu vực khách hàng còn đang sử dụng dịch vụ, bill thanh toán,....

Dành cho nhân viên thu ngân

• Bước 1: Kiểm và đếm tiền doanh thu ca.
• Bước 2: Vệ sinh và bàn giao trang thiết bị và khu vực thu ngân.
• Bước 3: Bàn giao thông tin của ca trực và bàn khách hàng đang sử dụng dịch vụ.

Đây là các bước tiêu chuẩn trong quá trình vận hành F&B. Nếu muốn biết chi tiết và cụ thể cách làm để tối ưu hóa quy trình phù hợp với doanh nghiệp, bạn hãy đến với khóa học Xây Dựng Hệ Thống Vận Hành Chuỗi F&B Chuyên Nghiệp của AAU Academy. Trong 8 buổi học, bạn sẽ biết được cụ thể SOP của bộ phận Front of House, SOP của bộ phận Back of House, SOP chung của các bộ phận được đúc kết từ kinh nghiệm và kiến thức của các chuyên gia.
Xây dựng quy trình vận hành F&B chuẩn là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi vì một quy trình vận hành chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí mà vẫn đảm bảo nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đồng thời còn giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực nhân sự.
Nếu bạn chưa biết cách xây dựng một hệ thống vận hành tiêu chuẩn, hãy đến với Khóa học Xây Dựng Hệ Thống Vận Hành Chuỗi F&B Chuyên Nghiệp. AAU Academy sẽ đồng hành cùng bạn xây dựng quy trình SOP cho doanh nghiệp F&B của mình.