Trong ngành F&B, quy trình thanh toán không chỉ là bước kết thúc trải nghiệm khách hàng mà còn là yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và uy tín của nhà hàng. Một quy trình được chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian, đồng thời mang đến cho khách hàng cảm giác yên tâm và hài lòng.
Dưới đây là quy trình thanh toán ba bước chuẩn mực thường được áp dụng trong các nhà hàng:
Bước 1: Phiếu Kiểm Đồ
Ở giai đoạn này, nhân viên phục vụ (Phục Vụ) và thu ngân phối hợp để đảm bảo tính chính xác:
-
Thu Ngân: Nhận phiếu kiểm đồ (captain order), đồng thời tiếp nhận các thông tin liên quan đến giảm giá, voucher hoặc khuyến mãi từ nhân viên phục vụ.
-
Phục Vụ: Kiểm tra món ăn, in phiếu kiểm đồ để khách đối chiếu, xác nhận thông tin hóa đơn và mang vào cho thu ngân xử lý.
Mục tiêu: Đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng thực tế tiêu dùng của khách, tránh thiếu sót hoặc nhầm lẫn.
Bước 2: Phiếu Thanh Toán
Đây là bước quan trọng để xác định số tiền cuối cùng khách cần thanh toán:
-
Thu Ngân: Kiểm tra, nhập dữ liệu về giảm giá, khuyến mãi, voucher… vào hệ thống và in phiếu thanh toán gửi cho nhân viên phục vụ.
-
Phục Vụ: Mang phiếu thanh toán ra cho khách, tiếp nhận tiền mặt/thẻ tín dụng từ khách và chuyển vào cho thu ngân.
Mục tiêu: Tạo sự minh bạch, khách dễ dàng kiểm chứng hóa đơn trước khi tiến hành thanh toán.
Bước 3: Phiếu Đóng Giao Dịch
Bước cuối cùng trong quy trình nhằm khép lại giao dịch một cách hoàn chỉnh:
-
Thu Ngân: Kiểm tra lại giao dịch qua thẻ tín dụng hoặc tiền mặt, nhập liệu vào POS, in phiếu đóng giao dịch và hóa đơn đưa cho nhân viên phục vụ.
-
Phục Vụ: Mang hóa đơn cùng phiếu đóng giao dịch đến bàn khách, xin chữ ký xác nhận và giao lại cho thu ngân lưu trữ theo quy định.
Mục tiêu: Hoàn tất thanh toán, lưu giữ chứng từ, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
Kết Luận
Một quy trình thanh toán được chuẩn hóa mang đến nhiều lợi ích:
-
Đối với khách hàng: Nhanh chóng, minh bạch, an tâm về chi phí.
-
Đối với nhà hàng: Giảm thiểu sai sót, tối ưu vận hành, tạo dựng uy tín thương hiệu.
Trong bối cảnh ngành F&B cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc chú trọng đến những chi tiết như quy trình thanh toán chính là chìa khóa để nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó giữ chân họ quay trở lại nhiều lần.
