Nhiều chủ cửa hàng ăn uống thường gặp tình trạng khách ra vào đều đặn, doanh thu ghi nhận ổn nhưng đến cuối tháng lại không thấy lợi nhuận, thậm chí còn lỗ. Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến vấn đề này thường đến từ việc chi phí bán hàng (COS - Cost of Sales) chưa được quản lý chặt chẽ. Trong lĩnh vực F&B, COS chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu chi phí, và chỉ cần một chút thất thoát ở nguyên liệu hay quy trình vận hành cũng có thể “ăn mòn” lợi nhuận của bạn. Cùng AAU Academy tìm hiểu chi phí bán hàng trong F&B là gì, vì sao phải quản lý chặt chẽ và những bước cụ thể để tối ưu COS giúp cửa hàng vận hành hiệu quả hơn và gia tăng lợi nhuận thông qua bài viết này nhé.
1.Các thành phần chi phí trong COS?
Trong kinh doanh F&B, chi phí bán hàng (COS) được hiểu là tổng toàn bộ chi phí nguyên liệu và vật tư cần thiết để tạo ra món ăn hoặc thức uống bán cho khách hàng. Nói cách khác, COS phản ánh trực tiếp số tiền mà bạn phải bỏ ra để phục vụ một sản phẩm trong thực đơn. Để tính được tổng chi phí bán hàng, ta sẽ lấy tổng chi phí nguyên liệu đã sử dụng chia cho tổng doanh thu bán hàng nhân cho 100. Ví dụ, một cửa hàng bán ra 1000 ly cà phê với tổng chi phí nguyên liệu 30 triệu đồng, doanh thu đạt 100 triệu đồng. Khi đó %COS = 30/100 x 100 = 30%, điều này có nghĩa là 30% doanh thu cửa hàng đã được dùng để chi trả cho nguyên liệu.
Nguồn: Internet
Các thành phần chi phí trong COS thường bao gồm:
-
Chi phí nguyên vật liệu chính: thực phẩm (thịt, cá, rau củ), đồ uống, topping...
-
Chi phí nguyên vật liệu phụ: gia vị, đường, đá, bao bì đi kèm.
-
Chi phí vận chuyển, lưu kho và bếp trung tâm (nếu có).
-
Chi phí bao bì đóng gói (ly, hộp, túi, ống hút...).
-
Chi phí hủy hàng, thất thoát do bảo quản kém hoặc bán chậm.
2. Vì sao phải quản lý chi phí bán hàng chặt chẽ?
Trong vận hành mô hình F&B, doanh thu cao chưa chắc đã mang lại lợi nhuận nếu chi phí bán hàng không được kiểm soát. Cụ thể, chỉ cần nguyên liệu bị thất thoát 5-10% mỗi ngày, cuối tháng con số thâm hụt có thể bằng hoặc vượt mức lợi nhuận dự kiến. Dưới đây là những lý do khiến việc quản lý COS trở thành yếu tố quan trọng trong vận hành mô hình F&B:
Nguồn: Thư viện Pháp luật
-
Tối ưu lợi nhuận: Khi bạn cắt giảm thất thoát và sử dụng nguyên liệu hiệu quả, tỷ suất lợi nhuận gộp sẽ tăng lên đáng kể.
-
Định giá sản phẩm hợp lý: Hiểu rõ COS giúp chủ quán tính đúng giá bán, vừa đảm bảo cạnh tranh vừa duy trì lợi nhuận.
-
Dựa trên dữ liệu để ra quyết định: Báo cáo COS cho thấy món nào sinh lời tốt, món nào lỗ từ đó chủ quán dễ dàng điều chỉnh menu.
-
Cơ sở mở rộng quy mô: Một cửa hàng chỉ có thể nhân rộng thành chuỗi khi chi phí được chuẩn hóa và dễ kiểm soát.
3. Sai lầm phổ biến trong quản lý chi phí bán hàng
Nhiều chủ mô hình F&B vẫn vấp phải những sai lầm quen thuộc khi quản lý COS. Dưới đây là những “lỗ hổng” khi quản lý COS khiến lợi nhuận của quán bị bào mòn:
Không theo dõi COS thường xuyên
Nhiều chủ quán chỉ tính COS khi tổng kết cuối tháng. Cách làm này khiến cho quán không phát hiện kịp thời thất thoát và để tình trạng kéo dài.
Không có recipe chuẩn cho từng món
Nếu không xây dựng công thức định lượng rõ ràng, nhân viên thường pha chế hoặc chế biến theo “cảm tính”. Điều này dẫn đến việc tăng chi phí nguyên liệu, chất lượng món không đồng đều,...
Bỏ qua kiểm kê kho định kỳ
Thiếu kiểm kê khiến chủ quán không biết chính xác tồn kho, dẫn đến hết hàng đột xuất hoặc tồn kho quá nhiều thậm chí phải hủy hàng.
Quản lý dựa vào cảm tính thay vì số liệu
Một số chủ quán chỉ “ước chừng” tình hình chi phí thay vì dùng báo cáo và dữ liệu. Điều này khiến việc vận hành thiếu cơ sở, dễ dẫn đến sai lầm trong ra quyết định.
4. Các bước quản lý chi phí bán hàng hiệu quả cho cửa hàng ăn/uống
Để quản lý tốt chi phí bán hàng, chủ cửa hàng F&B cần một quy trình chặt chẽ từ khâu nhập hàng đến khi món được phục vụ cho khách. Dưới đây là những bước quan trọng bạn nên áp dụng:
Kiểm soát quy trình nhập - xuất - tồn kho
Một trong những nguyên nhân gây thất thoát lớn nhất là quản lý kho lỏng lẻo. Cụ thể, chủ cửa hàng F&B nên xây dựng quy trình chuẩn gồm đặt hàng, nhận hàng, lưu kho, sơ chế, phục vụ và kiểm kê. Để hạn chế sai sót, chủ cửa hàng F&B nên sử dụng checklist cho từng bước và áp dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi nhập - xuất - tồn.
Nguồn: Internet
Xây dựng định mức nguyên liệu (recipe) cho từng món
Mỗi món ăn/uống đều cần có recipe card (mức nguyên liệu) chuẩn với định lượng cụ thể. Cho một ví dụ cụ thể, một ly trà sữa chuẩn sẽ có recipe là 200ml sữa + 150ml trà + 30 gram đường. Do đó, việc so sánh giữa định mức lý thuyết và thực tế sử dụng giúp bạn phát hiện sớm thất thoát hoặc lãng phí nguyên liệu trong quá trình chế biến.
Định mức nguyên liệu từng món (Nguồn: Internet)
Theo dõi và phân tích báo cáo COS định kỳ
COS không thể chỉ kiểm soát “bằng cảm tính”. Chủ quán cần thiết lập báo cáo hằng ngày, tuần và tháng để theo dõi các chỉ số như %COS trung bình, %COS theo từng món, tỷ lệ thất thoát,... từ đó, bạn sẽ biết món nào sinh lời tốt, món nào gây lỗ và có cơ sở để điều chỉnh menu hoặc giá bán.
Quản lý nhà cung cấp và chi phí nguyên liệu
Một nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp chủ cửa hàng F&B giảm rủi ro về chi phí. Do đó, hãy chọn những đơn vị ổn định về chất lượng và giá cả đồng thời ký hợp đồng rõ ràng về số lượng và thời gian giao hàng. Ngoài ra, chủ cửa hàng cũng nên định kỳ đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp để có phương án thay thế khi cần.
Đào tạo nhân sự về ý thức quản lý chi phí
Không phải thất thoát nào cũng đến từ quy trình hay nhà cung cấp, mà đôi khi đến từ ý thức nhân viên. Do đó, nên đào tạo nhân sự về cách bảo quản nguyên liệu, trách nhiệm tiết kiệm trong vận hành. Khi nhân viên có ý thức, chi phí hàng bán cũng sẽ được giảm đi đáng kể.
Ứng dụng công nghệ và AI trong quản lý COS
Công nghệ sẽ giúp cho quản lý COS hiệu quả hơn rất nhiều. Cụ thể, chủ mô hình F&B có thể dùng hệ thống POS và Dashboard để theo dõi số liệu bán hàng và lượng nguyên liệu tiêu hao. Ngoài ra, các giải pháp AI có thể dự báo nhu cầu nguyên liệu dựa trên số lượng khách và doanh thu giúp quán ăn hay quán cafe nhập hàng vừa đủ, tránh tồn kho hoặc hủy hàng.
Tổng kết
Thông qua bài viết này, AAU hy vọng bạn sẽ biết quản lý chi phí bán hàng (COS) chính là chìa khoá trong kinh doanh F&B. Một cửa hàng có thể đông khách, doanh thu cao nhưng nếu không kiểm soát được COS thì lợi nhuận cuối cùng vẫn có thể “bốc hơi”. Nếu bạn muốn học cách quản lý COS, COL và P&L một cách bài bản và thực tiễn, hãy tham khảo khoá "Vận hành F&B – Ứng dụng AI quản lý chuyên nghiệp". Hơn hết, đừng quên theo dõi blog AAU Academy để cập nhật thêm nhiều kiến thức về ngành F&B nhé!
