Mở quán ăn hay quán cà phê là ước mơ của nhiều người, nhưng thực tế cho thấy không ít cửa hàng F&B phải đóng cửa chỉ sau vài tháng hoạt động. Lý do thường không nằm ở món ăn hay đồ uống mà nằm ở cách quản lý vận hành. Cụ thể, một quán F&B muốn phát triển bền vững cần nhiều hơn một thực đơn ngon hay một mặt bằng đẹp, đó là cả một hệ thống vận hành bài bản phía sau. Trong bài viết này, hãy cùng AAU Academy tìm hiểu 5 yếu tố quan trọng nhất khi mở quán ăn/uống từ quản lý khách hàng, nhân sự, doanh thu, tài chính cho đến quy trình nội bộ.
1. Customer - Sự hài lòng của khách hàng
Trong lĩnh vực F&B, khách hàng không chỉ đến để ăn uống mà còn tìm kiếm "trải nghiệm". Chính vì vậy, sự hài lòng của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định sự tồn tại của một cửa hàng F&B. Để làm tốt được điều này, chủ cửa hàng F&B cần xây dựng tiêu chuẩn phục vụ rõ ràng và duy trì chúng bằng việc kiểm tra định kỳ. Song song đó, chủ cửa hàng cũng cần tạo thói quen thu thập phản hồi từ nhiều kênh như trực tiếp tại cửa hàng, qua đánh giá online trên Google, Facebook hay qua khảo sát nhỏ. Việc lắng nghe và phản hồi kịp thời không chỉ giúp cải thiện dịch vụ mà còn tạo thiện cảm và tăng tỷ lệ khách quay lại. Thực tế cho thấy, một khách hàng hài lòng có thể quay lại nhiều lần và giới thiệu thêm bạn bè trong khi chỉ một trải nghiệm tệ có thể khiến cửa hàng mất đi cả chục khách tiềm năng.
Cần phải tăng trải nghiệm của khách hàng (Nguồn: Internet)
2. People - Phát triển nhân sự
Trong lĩnh vực F&B, nhân viên chính là “bộ mặt” của quán vì các bạn là người trực tiếp tiếp xúc và tạo trải nghiệm cho khách hàng. Vì vậy, phát triển nhân sự không chỉ là tuyển người đủ ca mà còn phải xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng. Cụ thể, chủ cửa hàng cần thiết lập chính sách, chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí từ nhân viên phục vụ, barista, bếp đến quản lý. Bên cạnh đó, đào tạo định kỳ và huấn luyện theo ca giúp đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, đồng bộ hơn. Một yếu tố quan trọng khác là đo lường sự hài lòng của nhân viên bằng cách theo dõi tỷ lệ nghỉ việc, đánh giá mức độ gắn kết, lắng nghe phản hồi nội bộ. Khi nhân viên được phát triển và trân trọng, họ sẽ gắn bó lâu dài hơn, tạo ra chất lượng phục vụ ổn định từ đó giữ chân khách hàng.
Nhân sự là một trong những yếu tố "sống còn" cho mô hình F&B (Nguồn: Internet)
3. Sales - Tăng trưởng doanh thu
Doanh thu chính là một trong những yếu tố giúp cửa hàng F&B tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều chủ quán chỉ nhìn vào con số cuối tháng mà bỏ qua việc ghi nhận và phân tích doanh thu hằng ngày. Do đó, việc lập Daily Sales Report (DSR) cho từng ca giúp bạn nắm được tình hình kinh doanh thực tế, phát hiện nhanh món bán chạy hay thời điểm vắng khách. Ngoài ra, việc phân tích hành vi tiêu dùng qua menu engineering (Menu Mix, Product Projection,...) sẽ giúp chủ quán thấy món nào nên "đẩy mạnh upsell", món nào cần "loại bỏ". Quan trọng hơn, cửa hàng ăn uống hay quán cafe cần có kế hoạch kinh doanh theo tuần/tháng thay vì chạy theo doanh thu một cách "cảm tính". Cụ thể, khi có dữ liệu đầy đủ, quán không chỉ tăng doanh thu trước mắt mà còn xây dựng được chiến lược tăng trưởng dài hạn từ tối ưu menu, điều chỉnh giá bán cho đến thiết kế chương trình marketing phù hợp.
Cần phải có phương án giúp tăng trưởng doanh thu cho mô hình F&B (Nguồn: Internet)
4. Finance - Quản lý tài chính
Dòng tiền là “xương sống” của bất kỳ mô hình F&B nào, nhiều quán ăn hay quán nướct "hất bại" không phải vì thiếu khách mà vì quản lý tài chính kém dẫn đến việc chi phí đội lên, nguyên liệu thất thoát, lợi nhuận không rõ ràng. Để tránh tình trạng này, chủ quán cần xây dựng hệ thống ghi nhận chi phí hằng ngày bằng form hoặc file chuẩn, phân loại rõ ràng giữa COS (chi phí hàng bán), COL (chi phí nhân sự) và OPEX (chi phí vận hành khác). Song song với đó, việc phân tích định kỳ giúp quán biết chi phí nào đang hiệu quả, chi phí nào cần cắt giảm hoặc tối ưu. Đặc biệt, một bước quan trọng nữa là lập kế hoạch cải thiện tài chính bằng cách đặt KPI cụ thể cho từng loại chi phí để đảm bảo lợi nhuận được kiểm soát. Khi dòng tiền minh bạch, chủ quán mới có thể chủ động trong việc tái đầu tư, mở rộng chi nhánh hay ứng phó với biến động thị trường.
Dòng tiền là "xương sống" của mô hình F&B (Nguồn: Internet)
5. Internal Procedure - Tuân thủ quy trình
Một mô hình ăn/uống dù nhỏ hay đã phát triển thành chuỗi đều cần có quy trình vận hành chuẩn để đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả. Nếu không có quy trình rõ ràng, ca làm việc sẽ dễ lộn xộn, nhân sự chồng chéo và chất lượng phục vụ thiếu ổn định. Để khắc phục vấn đề này, chủ quán cần áp dụng management checklist cho từng ca làm việc từ chuẩn bị trước giờ mở cửa, phục vụ trong ca đến đóng ca. Ngoài ra, việc phân bổ nhân sự hợp lý giúp tối ưu năng suất, tránh tình trạng ca quá tải hoặc thừa nhân sự. Song song với đó, quán cần kiểm soát hàng hóa đầy đủ và chất lượng để nhân viên nắm rõ tình hình tránh thiếu hụt nguyên liệu bất ngờ. Khi quy trình được tối ưu, mọi hoạt động diễn ra trơn tru, chủ quán có thể duy trì trải nghiệm ổn định cho khách hàng và sẵn sàng mở rộng ra nhiều chi nhánh.
Cần có quy trình vận hành chuẩn để đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả (Nguồn: Internet)
Tổng kết
Mở cửa hàng F&B không chỉ dừng lại ở việc có món ngon hay mặt bằng đẹp, để vận hành hiệu quả và phát triển chủ mô hình F&B cần một hệ thống quản lý chặt chẽ dựa trên 5 yếu tố cốt lõi - khách hàng, nhân sự, doanh thu, tài chính và quy trình. Khi kiểm soát tốt cả 5 yếu tố này, cửa hàng sẽ vận hành ổn định, giảm rủi ro thất thoát, nâng cao trải nghiệm khách hàng và sẵn sàng mở rộng thành chuỗi. Nếu bạn muốn được hướng dẫn chi tiết cách xây dựng hệ thống vận hành F&B chuyên nghiệp và biết cách ứng dụng AI trong quản lý, dự báo doanh thu, kiểm soát chi phí, hãy tham khảo ngay khóa Vận hành F&B – Ứng dụng AI quản lý chuyên nghiệp. Hơn hết, đừng quên theo dõi blog AAU Academy để cập nhật thêm nhiều kiến thức về ngành F&B nhé!
