Các chức năng cốt lõi của SCM trong ngành F&B hiện đại

1. Planning – Hoạch định

• Demand Forecast (Dự báo nhu cầu):
  • Dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử và xu hướng tiêu dùng, doanh nghiệp dự đoán nhu cầu theo mùa vụ hoặc chiến dịch marketing. Việc này giúp tối ưu tồn kho và tránh rủi ro dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên liệu.
  • Ví dụ: Một chuỗi cà phê quan sát thấy vào mùa hè, doanh số nước ép trái cây và đồ uống lạnh tăng gấp 3 lần so với mùa đông. Dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng, họ dự báo trước để nhập nhiều cam, xoài, dứa… nhằm tránh tình trạng “cháy hàng” khi khách tăng nhu cầu.
  
• Capacity Planning (Hoạch định năng lực):
  • Tính toán năng lực cung ứng, sản xuất và vận chuyển. Đây là bước quan trọng để cân đối giữa nhu cầu thị trường và nguồn lực sẵn có, tránh tình trạng “thừa – thiếu” công suất.
  • Ví dụ: Vào dịp Tết Trung Thu, một thương hiệu bánh ngọt dự đoán lượng đơn đặt hàng tăng đột biến. Họ tính toán năng lực sản xuất của bếp trung tâm (máy móc, nhân sự, thời gian vận chuyển) và quyết định thuê thêm ca sản xuất ban đêm để đáp ứng nhu cầu, đồng thời không làm gián đoạn hoạt động thường ngày.

• Strategic Sourcing (Nguồn cung chiến lược):
  • Xác định mặt hàng trọng yếu cần tìm nguồn dài hạn. Doanh nghiệp thiết lập quan hệ bền vững với nhà cung cấp chiến lược, đảm bảo sự ổn định và chất lượng lâu dài.
  • Ví dụ: Một chuỗi nhà hàng cần thịt bò nhập khẩu cao cấp cho món chủ lực. Thay vì mua nhỏ lẻ từ nhiều nhà phân phối, họ ký hợp đồng dài hạn với một nhà cung cấp chiến lược tại Úc, đảm bảo nguồn hàng ổn định, giá tốt và truy xuất nguồn gốc rõ ràng.
  
• Budget & Cost Planning (Ngân sách & Chi phí):
  • Lập kế hoạch ngân sách cho mua hàng, logistics, sản xuất, đồng thời phân tích biến động chi phí để ra quyết định kịp thời.
  • Ví dụ: Một thương hiệu fast food lên kế hoạch ngân sách mua nguyên liệu chính như gà, khoai tây, dầu ăn trong quý. Họ phân tích biến động giá dầu ăn trong 2 năm gần đây và dự phòng thêm 5% ngân sách để tránh bị động nếu giá tăng bất ngờ.

• Master Supply Chain Design (Thiết kế chuỗi cung ứng tổng thể):
  • Xây dựng mô hình chuỗi cung ứng tối ưu, bao gồm hạ tầng, kho bãi, leadtime. Mục tiêu là kết nối hiệu quả giữa kho – bếp trung tâm – cửa hàng, giảm thiểu chi phí logistics và đảm bảo tốc độ giao hàng.
  • Ví dụ: Một thương hiệu đồ ăn nhanh đang mở rộng từ TP.HCM ra Hà Nội. Họ thiết kế chuỗi cung ứng mới với bếp trung tâm đặt tại Hà Nội, liên kết với kho lạnh gần sân bay Nội Bài để tối ưu giao hàng cho 50 cửa hàng trong khu vực. Điều này giúp giảm chi phí logistics 20% so với việc vận chuyển từ TP.HCM ra.

2. Quản lý nguồn cung ứng

• Procurement (Mua hàng):
  • Bao gồm đặt hàng theo kế hoạch, đàm phán giá và điều khoản giao hàng, theo dõi tiến độ cung ứng. Đây là mắt xích quan trọng giúp kiểm soát chi phí trực tiếp.
  • Ví dụ: Chuỗi cửa hàng pizza đặt mua bột mì, phô mai, sốt cà chua theo kế hoạch tháng. Họ theo dõi tiến độ giao hàng từ NCC để đảm bảo nguyên liệu luôn có sẵn cho bếp trung tâm, tránh thiếu hụt.

• Contract Management (Quản lý hợp đồng):
  • Soạn thảo, kiểm soát hợp đồng với nhà cung cấp, quản trị rủi ro pháp lý và xử lý vi phạm.
  • Ví dụ: Một chuỗi trà sữa ký hợp đồng cung cấp trân châu đen với NCC trong 12 tháng. Hợp đồng có điều khoản phạt nếu NCC giao trễ quá 48 giờ, nhằm đảm bảo tính ổn định cho chuỗi cung ứng.
  
• Supplier Evaluation (Đánh giá nhà cung cấp):
  • Chấm điểm nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá, chất lượng, tiến độ giao hàng và phản hồi. Đồng thời tổ chức audit định kỳ để đảm bảo tiêu chuẩn.
  • Ví dụ: Bếp trung tâm chấm điểm NCC thịt gà dựa trên giá, chất lượng sản phẩm, tỷ lệ giao đúng hạn và phản hồi từ cửa hàng. Nếu NCC không đạt tiêu chuẩn, họ sẽ bị loại khỏi danh sách cung ứng.
  
• Sourcing Alternative (Nguồn thay thế):
  • Tìm kiếm và so sánh nhà cung cấp mới nhằm tránh phụ thuộc, ngăn chặn rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng. Đây cũng là cách tối ưu chi phí.
  • Ví dụ: Trong mùa dịch, NCC rau củ chính không thể cung cấp đúng hạn. Chuỗi F&B lập sẵn danh sách NCC dự phòng để chuyển đơn hàng, đảm bảo nguồn rau sạch không bị gián đoạn.
  
• Quality Check Upon Receiving (Kiểm tra chất lượng khi nhập hàng):
  • Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra đầu vào, xây dựng bộ quy trình QA để kiểm soát chất lượng ngay từ kho. Điều này giúp ngăn ngừa rủi ro lô hàng lỗi ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi.
  • Ví dụ: Khi nhận lô hải sản đông lạnh, bộ phận QA tại kho tiến hành đo nhiệt độ bảo quản, kiểm tra bao bì, và lấy mẫu test vi sinh. Nếu lô hàng không đạt tiêu chuẩn, lập tức trả lại NCC để tránh rủi ro an toàn thực phẩm.

• Với Planning, doanh nghiệp chủ động trước biến động nhu cầu.
• Với Sourcing, doanh nghiệp đảm bảo chất lượng ổn định và chi phí cạnh tranh.