1. Vì sao cần phải quản lý ca làm việc tại các quán F&B?
Trong lĩnh vực F&B nơi mà dịch vụ khách hàng là yếu tố sống còn của cửa hàng, việc quản lý ca làm việc hiệu quả chính là nền tảng để đảm bảo quán vận hành trơn tru và tối ưu chi phí nhân sự. Cụ thể, với đặc thù hoạt động liên tục, nhà hàng, quán cafe hay quán ăn đều cần có đội ngũ nhân viên sẵn sàng phục vụ khách mọi thời điểm. Do đó, việc chia ca hợp lý giúp đảm bảo đủ người vào giờ cao điểm để tránh tình trạng thiếu nhân sự hoặc ngược lại là thừa nhân viên gây lãng phí.
Ngoài việc đảm bảo chất lượng phục vụ, quản lý ca làm việc còn giúp kiểm soát thời gian làm của từng nhân viên, đảm bảo họ được nghỉ ngơi hợp lý giữa các ca, tránh làm việc quá sức. Điều này không chỉ giúp giữ gìn sức khỏe mà còn nâng cao tinh thần làm việc và giảm tỷ lệ nghỉ việc đột ngột.
Thêm vào đó, khi nhân viên nắm rõ lịch làm việc của mình, họ sẽ chủ động hơn trong công việc, dễ dàng phối hợp trong ca và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Với nhà quản lý, việc nắm được phân bổ nhân sự theo ca cũng giúp theo dõi hiệu suất, kiểm soát chi phí nhân sự và ra quyết định điều phối kịp thời.
Quản lý ca làm việc hiệu quả là biện pháp giúp vận hành quán hiệu quả (Nguồn: Internet)
2. 5 kỹ năng cần có khi quản lý ca làm tại các quán F&B
Một người quản lý ca tại các quán F&B không chỉ cần có mặt đúng giờ hay nắm rõ lịch làm việc, mà còn phải sở hữu những kỹ năng cốt lõi để đảm bảo ca làm vận hành hiệu quả, nhân viên phối hợp nhịp nhàng và trải nghiệm khách hàng luôn được duy trì ở mức tốt nhất.
-
Trước hết, kỹ năng di chuyển và quan sát thường xuyên trong giờ làm việc giúp quản lý nắm bắt tình hình thực tế tại quán, chủ động điều phối nhân sự kịp thời mà không cần can thiệp sâu vào từng thao tác cụ thể.
-
Kế đến là khả năng quan sát và dự đoán, chủ quán hay quản lý cửa hàng không chỉ nhìn thấy điều đang xảy ra mà còn cần phán đoán được điều gì sắp đến, từ đó ra hiệu hoặc chỉ đạo đúng lúc đảm bảo không có tình huống nào bị bỏ sót.
-
Kỹ năng nhận diện vấn đề cũng đóng vai trò quan trọng, bởi nhiều tình huống phát sinh trong giờ làm không đơn thuần đến từ một cá nhân, mà thường là hệ quả của sự tắc nghẽn trong một khâu vận hành. Quản lý giỏi cần nhìn sâu, tìm đúng nguyên nhân để xử lý triệt để thay vì chỉ giải quyết phần ngọn.
-
Ngoài ra, giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt giúp quản lý kết nối đội ngũ, truyền đạt mục tiêu của ca làm và khuyến khích tinh thần cho tất cả mọi người.
-
Cuối cùng, tinh thần hỗ trợ đúng lúc và làm gương cho nhân viên sẽ góp phần xây dựng văn hóa làm việc tích cực, thúc đẩy sự chủ động trong toàn bộ team.
3. Cách vận hành ca theo phương pháp 3S
Trong vận hành ca làm việc tại các quán cafe và quán ăn, phương pháp 3S bao gồm Sale, Stock và Staff là một mô hình hiệu quả giúp người quản lý đảm bảo ca làm diễn ra trơn tru, kiểm soát tốt mục tiêu doanh thu, hàng hóa và nhân sự.
-
Đầu tiên là Sale (Kế hoạch doanh thu), chủ quán cần chủ động thiết lập mục tiêu doanh thu cho từng ca, sử dụng các công cụ như DSR (Daily Sales Report), bảng dự đoán (Projection) hoặc Dashboard từ hệ thống POS để theo dõi sát tình hình bán hàng và điều chỉnh chiến thuật kịp thời.
Công cụ DSR
-
Thứ hai là Stock (Kế hoạch hàng hóa), đảm bảo kiểm tra đầy đủ nguyên vật liệu, hàng tồn kho trước ca làm để hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt nguyên liệu gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Việc kiểm soát tồn kho hợp lý còn giúp tối ưu chi phí và tránh lãng phí.
Công cụ Product Projection Data
-
Cuối cùng là Staff (Kế hoạch nhân sự), chủ cửa hàng cafe hay quán ăn cần nắm rõ số lượng nhân viên có mặt trong ca, từ đó phân công phù hợp theo khung giờ cao điểm nhằm đảm bảo đủ người vận hành hiệu quả nhưng không gây dư thừa.
Template Deployment
Khi áp dụng phương pháp 3S một cách linh hoạt và bài bản, chủ quán có thể kiểm soát tốt toàn bộ hoạt động của ca làm, nâng cao chất lượng vận hành và góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
4. Quy trình vận hành khi quản lý ca làm tại các quán F&B
Để đảm bảo một ca làm việc tại quán F&B được vận hành hiệu quả, chủ quán hay người quản lý cần tuân thủ một quy trình vận hành ca rõ ràng, có hệ thống. Quy trình này thường bao gồm bốn bước chính: mở ca, vận hành ca, bàn giao – nhận ca và đóng ca.
-
Khi mở ca, chủ quán cần kiểm tra các yếu tố an toàn, an ninh, đọc email và nhật ký sổ tay để nắm bắt thông tin từ ca trước, thực hiện phân công công việc và kiểm tra checklist hàng hóa. Sau đó, tổ chức buổi briefing ngắn để nhân viên nắm rõ mục tiêu doanh thu, chương trình khuyến mãi và kế hoạch phục vụ trong ca.
-
Trong quá trình vận hành ca, người quản lý cần theo dõi sát nhịp vận hành của quán, quan sát tình hình thực tế và điều phối, hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.
-
Đến cuối ca, quá trình bàn giao và nhận ca sẽ được thực hiện với việc kiểm tra các yếu tố trọng yếu như doanh thu (sale), hàng hóa (stock), nhân sự (staff), cũng như tình trạng thiết bị, hệ thống IT và các vấn đề bảo trì nếu có.
-
Cuối cùng là quá trình đóng ca, bao gồm việc hoàn tất checklist của từng bộ phận, ghi chú đầy đủ vào logbook, báo cáo vận hành và kiểm tra điện nước, két tiền.
-
Kỹ năng briefing khi quản lý ca làm tại các quán F&B
Để quản lý ca làm việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, kỹ năng briefing đầu ca là một yếu tố không thể thiếu đối với các chủ quán hoặc quản lý vận hành trong mô hình F&B.
Cụ thể, một buổi họp ngắn trước khi bắt đầu ca làm không chỉ giúp truyền đạt thông tin mà còn là cơ hội để tạo động lực cho nhân viên, định hướng tinh thần làm việc tích cực ngay từ đầu ca. Nội dung của buổi briefing cần xoay quanh ba trụ cột chính trong vận hành như doanh thu (sale), hàng hóa (stock) và nhân sự (staff).
Trước khi bắt đầu briefing, chủ quán cần thông báo rõ ràng mục tiêu doanh thu trong ca, các món cần được upsell, chương trình khuyến mãi đang áp dụng để nhân viên chủ động tư vấn khách hàng. Song song đó là triển khai kế hoạch deployment để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí như phục vụ, thu ngân, bếp, pha chế, đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình. Đối với khu vực bếp và quầy bar, chủ quán cần giao rõ số lượng hàng hóa cần chuẩn bị theo dự đoán nhu cầu khách, từ đó tránh thiếu hụt hoặc tồn đọng nguyên liệu. Do đó, một buổi briefing tốt sẽ giúp đội ngũ đồng lòng, phối hợp nhịp nhàng và tạo nền tảng cho một ca làm việc hiệu quả, trơn tru và đúng định hướng kinh doanh của quán F&B.
>>> Xem thêm: Khoá Xây dựng Hệ thống vận hành chuỗi F&B chuyên nghiệp
Tổng kết
Trên đây là một số thông tin để trả lời cho câu hỏi vì sao phải quản lý ca làm việc tại các quán F&B? Hướng dẫn cách vận hành quản lý ca tại các quán cafe, quán ăn. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ có thêm nhiều thông tin và các cách để quản lý ca làm hiệu quả tại các quán F&B. Hơn hết, đừng quê theo dõi blog AAU Academy để biết thêm nhiều tin tức về ngành F&B nhé!
