Checklist nhận hàng F&B: FIFO/FEFO để kho không “nuôi” hàng hỏng
Nhiều thất thoát food cost không nằm ở công thức mà ở cửa kho: nhận thiếu không hay, hàng ấm vẫn ký, hàng gần hết hạn bị đẩy vào trong cùng hàng mới. Không checklist nhận hàng, bạn đang ký “cộng nợ” cho cả tháng.
Bài này không ước lượng % hao hụt ngành. Ngưỡng từ chối nhiệt độ/hạn dùng lấy theo tiêu chuẩn nội bộ và quy định ATTP áp dụng cho mô hình của bạn.
Bốn trụ kiểm khi xe giao tới
| Trụ | Kiểm gì | Dấu hiệu đỏ (ví dụ vận hành) |
|---|---|---|
| Số lượng | Đối chiếu PO / đơn đặt vs thực nhận | Thiếu thùng, sai SKU, sai quy cách |
| Chất lượng | Bao bì, màu, mùi, nguyên vẹn | Rách, phù hộp, dị thường cảm quan |
| Nhiệt độ | Đo điểm đại diện hàng lạnh/đông | Ngoài ngưỡng nội bộ đã chốt |
| Hạn dùng | NSX / HSD / best before trên từng lô | Quá hạn, hoặc quá gần so với policy nhận |
FIFO và FEFO — dùng khi nào
FIFO (First In, First Out) phù hợp hàng ổn định hạn dài, xoay theo thứ tự nhập. FEFO (First Expired, First Out) bắt buộc với hàng có HSD ngắn hoặc khi lô mới nhập lại có hạn sớm hơn lô đang trên kệ — lúc đó không được “nhét mới vào trong cùng” chỉ vì vừa mở thùng.
Thực hành kệ: hàng sắp dùng để phía trước/dễ lấy; hàng mới xếp phía sau; nhãn ngày nhận hoặc HSD nhìn thấy được từ lối đi. Kho tối + thùng không nhãn = FEFO chết trên giấy.
| Loại hàng (ví dụ) | Ưu tiên | Việc khi nhận |
|---|---|---|
| Tươi / lạnh ngắn ngày | FEFO | Đo nhiệt, soi HSD, xếp mặt trước |
| Đông lạnh | FEFO + không tan đông | Kiểm cứng/đông; từ chối nếu dấu hiệu phá đông |
| Khô / bao bì dài hạn | FIFO (và FEFO nếu HSD gần) | Bao bì nguyên; ghi ngày nhận trên thùng |
| Hóa chất vệ sinh | Tách khu thực phẩm | Không chung lộ trình với thực phẩm tươi |
Checklist nhận hàng (in 1 trang)
| # | Hạng mục | Đạt |
|---|---|---|
| 1 | Có PO / đơn đặt tương ứng nhà cung cấp | ☐ |
| 2 | Đối SKU – quy cách – số lượng từng dòng | ☐ |
| 3 | Kiểm cảm quan bao bì & sản phẩm đại diện | ☐ |
| 4 | Đo nhiệt độ hàng lạnh/đông (ghi số) | ☐ |
| 5 | Đọc và ghi HSD / số lô cần theo dõi | ☐ |
| 6 | Tách hàng đạt / hàng nghi ngờ / hàng từ chối | ☐ |
| 7 | Xếp kệ đúng FIFO/FEFO + nhãn ngày nhận | ☐ |
| 8 | Ký nhận (đủ hoặc ghi chú lệch) + lưu chứng từ | ☐ |
Khi hàng lệch — xử lý ngay tại chỗ
Thiếu hàng: ghi rõ trên phiếu, chỉ ký phần nhận đủ; báo purchasing. Sai chất lượng/nhiệt độ/hạn: không đưa vào khu sạch; chụp ảnh nếu policy yêu cầu; gọi NCC theo quy trình; ghi sổ sự cố. Không “cất tạm vào tủ rồi tính sau” — tạm thường thành dùng luôn.
Chạy thử 7 ngày
| Ngày | Việc | Kết quả mong muốn |
|---|---|---|
| 1–2 | In checklist; gắn nhiệt kế; thống nhất ngưỡng nội bộ | Người nhận biết khi nào được từ chối |
| 3–4 | Nhận đủ mọi lô theo checklist; ghi số nhiệt | Phiếu có số, không chỉ tick |
| 5 | Audit kệ: mặt trước đúng FEFO? | Sửa xếp lại 1 lần |
| 6–7 | Review lệch nhận trong tuần với CHT | 1–2 điểm chỉnh policy |
Ai được quyền ký nhận — và khi nào escalate
Chỉ người đã được train checklist mới được ký nhận chính. Ca đông có thể cử thêm người hỗ trợ bốc hàng, nhưng người ký vẫn phải hoàn thành 4 trụ. Escalate ngay cho CHT/purchasing khi: nhiệt độ ngoài ngưỡng nội bộ, nghi phá đông, HSD không đạt policy nhận, hoặc thiếu một SKU critical cho peak sắp tới.
Giữ biên bản từ chối ngắn: ngày giờ, NCC, SKU, lý do, ảnh (nếu có), chữ ký người nhận. Không cần mẫu pháp lý phức tạp tuần đầu — cần dấu vết để đòi hàng/đổi hàng và để review nhà cung cấp cuối tháng.
5 sai lầm phổ biến
1. Ký đủ PO trước khi mở thùng. Sai số/sai chất lượng phát hiện muộn thì đã muộn.
2. Không đo nhiệt độ. Cảm tay không thay thế nhiệt kế tại điểm nhận.
3. Nhét hàng mới vào trong cùng. Phá FIFO/FEFO chỉ sau một lần giao.
4. Không ghi chú lệch. Tranh chấp với NCC không có chứng từ.
5. Để nhân viên mới nhận một mình. Chưa train 4 trụ thì đừng giao chìa khóa thất thoát.
FAQ
- Nhà hàng nhỏ giao hàng giờ cao điểm thì sao?
- Hẹn khung giờ nhận ngoài peak nếu được; nếu buộc nhận giờ đông, vẫn kiểm 4 trụ rút gọn — không bỏ nhiệt độ và HSD.
- FIFO khác FEFO, bắt buộc dùng cả hai?
- Hiểu cả hai; ưu tiên FEFO khi hạn dùng chi phối rủi ro. Trùng khớp thì hàng vừa nhập trước vừa hết hạn trước.
- Có cần phần mềm kho ngay?
- Chưa bắt buộc tuần đầu. Checklist giấy + nhãn kệ đúng đã giảm phần lớn lỗi. App giúp khi SKU và nhiều điểm bán phức tạp hơn.
Kết luận
Kho sạch trên SOP nhưng cửa nhận lỏng là kho đang “nuôi” hàng hỏng và cost ảo. Bắt đầu bằng một trang checklist 8 mục, một nhiệt kế, và thói quen xếp FEFO nhìn thấy bằng mắt. Đó là lớp SOP sống trước khi nói chuyện hệ thống lớn.
Muốn dựng SOP nhận hàng – kho – ca thành hệ thống?
Khóa Operation System / SOP của AAU Academy giúp chuẩn hóa quy trình cửa hàng và chuỗi để không phụ thuộc ký nhận cảm tính.
Xem khóa Operation System SOP →
