Kiểm kê kho cuối tháng nhà hàng là nghi thức khóa số tồn: đóng giao dịch, đếm theo freeze count, đối variance với sổ, rồi khóa sổ kế toán. Khác par level (định mức vận hành hàng ngày) và khác đặt hàng, bài này khóa cách tổ chức đêm/ngày kiểm kê, xử lý lệch, và bàn giao số cho kế toán chuỗi.
Điểm nổi bật
Nội dung chính
1. Kiểm kê kho cuối tháng nhà hàng là gì?
Kiểm kê kho cuối tháng nhà hàng là việc đếm toàn bộ (hoặc chu kỳ ABC) hàng tồn tại thời điểm khóa, đối với sổ sách, giải thích lệch, rồi chốt số dùng cho giá vốn hàng bán và báo cáo tài chính điểm/chuỗi. Đó là lớp đóng kỳ, không thay việc đếm nhanh mã trọng trong ca.
Khác par level: par lo “cần giữ bao nhiêu để bán”. Kiểm kê lo “thực tế đang có bao nhiêu so sổ”. Khác kế toán chuỗi: kế toán dùng kết quả kiểm kê để khóa kỳ.
2. Vì sao kiểm kê lệch làm sai food cost cả tháng
Tồn ảo cao: giá vốn bị thấp giả, lời giả. Tồn ảo thấp: giá vốn bị đẩy, đội ngũ “cắt máu” sai chỗ. Không freeze: vừa đếm vừa nhập làm double count hoặc sót. Không duyệt lệch: mất hàng bị giấu trong điều chỉnh. Chuỗi nhiều điểm mà mỗi nơi một kiểu đếm: hội sở không tin số — xem thêm food cost phần trăm nhà hàng.
3. Chuẩn bị và freeze count
| Trước kiểm kê | Việc | Chủ trì |
|---|---|---|
| Lịch & đội | Chốt ngày giờ; phân khu; in phiếu | Quản lý + thủ kho |
| Dọn & sắp | Gom mã về đúng vị trí; tách hàng hỏng | Ca trước |
| Freeze | Ngừng nhập/xuất/chuyển kho trong cửa sổ đếm | Quản lý công bố |
| Máy & đơn vị | Cân đã hiệu; quy đổi thùng↔kg rõ | Thủ kho |
4. Cách đếm theo khu và đơn vị
| Nguyên tắc | Chi tiết |
|---|---|
| Một khu một phiếu | Kho khô · lạnh · đông · bar · tuyến phát |
| Đơn vị đếm = đơn vị sổ | Không đếm “thùng” nếu sổ là kg mà không quy đổi |
| Mã rủi ro cao | Rượu, thịt, dầu: hai người đếm độc lập hoặc đếm lại |
| Hàng mở | Ước theo quy tắc đã viết (ví dụ % can còn lại) — cùng một quy tắc mọi điểm |
| Tem FIFO | Ghi nhận hàng gần hết hạn; không trộn vào “tồn đẹp” |
5. Variance và phê duyệt điều chỉnh
- Đối từng mã: tồn đếm − tồn sổ = variance (số và %).
- Dưới ngưỡng: điều chỉnh kèm lý do chuẩn (hao hụt định mức, làm tròn).
- Trên ngưỡng: điều tra (sai đơn vị, sót khu, nghi thất thoát) trước khi duyệt.
- Không cho phép xóa lịch sử nhập–xuất để “khớp cho đẹp”.
Danh sách mã lệch lớn đưa vào họp đầu tháng với bếp và thu ngân — nối waste/hao hụt nếu đã theo dõi theo ca.
6. Khóa sổ và báo cáo hội sở
Sau duyệt variance: cập nhật tồn sổ = tồn đếm đã chốt; khóa kỳ kho; xuất báo cáo giá vốn tháng. Hội sở nhận cùng cột: điểm · ngày freeze · số mã lệch trên ngưỡng · tổng giá trị điều chỉnh · người duyệt. Đây là đầu vào cho kế toán chuỗi F&B và kiểm soát nội bộ.
7. Lộ trình 30 ngày
| Tuần | Việc chính | Xong khi |
|---|---|---|
| Tuần 1 | Viết SOP freeze + mẫu phiếu + ngưỡng variance | Quản lý ký v1 |
| Tuần 2 | Chạy thử kiểm kê giữa tháng (mã A) | Biên bản đủ giờ freeze và khu |
| Tuần 3 | Train đội đếm; hiệu cân; quy tắc hàng mở | Checklist trước đêm kiểm kê |
| Tuần 4 | Kiểm kê cuối tháng thật; khóa sổ đúng hạn | Báo cáo hội sở nộp đúng ngày D+x |
8. Nên / Không nên
| Nên | Không nên |
|---|---|
| Freeze rõ giờ | Đếm lúc đang nhập hàng tươi |
| Ngưỡng variance viết sẵn | Điều chỉnh tự do không duyệt |
| Hai người với mã rủi ro | Một mình đếm rượu đêm khuya không đối |
| Cùng đơn vị với sổ | Đếm thùng rồi đoán kg |
9. Sáu sai lầm phổ biến
1. Không freeze. Số đếm và sổ thuộc hai thế giới khác nhau.
2. Đếm xong mới dọn kho. Mất thời gian và dễ sót mã.
3. Quên hàng tại tuyến / bar. Variance giả ở kho chính.
4. Điều chỉnh trước khi điều tra. Che thất thoát và sai quy trình.
5. Mỗi điểm một quy tắc hàng mở. Chuỗi không so được.
6. Khóa sổ trễ không thông báo. Hội sở cộng số nháp — quyết định sai.
10. Câu hỏi thường gặp
- Có cần đếm hết mọi mã mỗi tháng không?
- Nên đầy đủ với hàng giá trị cao; mã C có thể chu kỳ dài hơn nếu policy ABC cho phép và vẫn khóa được giá vốn.
- Kiểm kê đột xuất khác gì cuối tháng?
- Đột xuất cùng kỹ thuật freeze–đếm–đối nhưng không nhất thiết khóa sổ tháng; dùng khi nghi thất thoát.
- Phần mềm kho có thay freeze không?
- Không. Phần mềm cần cửa sổ đóng giao dịch giống như sổ giấy.
- Ai duyệt variance trên ngưỡng?
- Quản lý cửa hàng đến mức X; trên X cần quản lý vùng / kế toán chuỗi — ghi trong SOP.
- Liên quan đặt hàng đầu tháng ra sao?
- Số tồn sau kiểm kê là đầu vào par và PO tuần đầu — xem quy trình đặt hàng nguyên liệu.
Kết luận
Kiểm kê kho cuối tháng nhà hàng đúng nghĩa khi có freeze count, đếm theo khu và đơn vị sổ, variance có ngưỡng duyệt, rồi khóa sổ đúng hạn. Giữ góc đóng kỳ sạch — lệch có chủ — chuỗi cùng một cột.
Đọc thêm: par level, food cost %, kế toán chuỗi.
Muốn khóa kho–giá vốn–khóa sổ cho chuỗi F&B?
Chương trình Kế toán – Tài chính chuỗi F&B của AAU Academy giúp đội ngũ thống nhất kiểm kê, variance và báo cáo giá vốn đa cửa hàng.
Xem chương trình Kế toán – Tài chính chuỗi F&B
