Par level F&B: định mức tồn tối thiểu để không hết hàng giữa peak
Hết topping signature lúc 19:00 không phải “xui”. Thường là par chưa gắn với lead time nhà cung cấp, chưa tách SKU nóng khỏi SKU chậm, hoặc đếm tồn chỉ làm khi đã cháy. Par level không thay recipe card và không thay FIFO nhận hàng — nó là ngưỡng tồn để biết khi nào phải đặt lại trước khi khách hỏi “còn món này không?”.
Bài không ước lượng % giảm 86 hay số ngày tồn “chuẩn ngành”. Ngưỡng par, tần suất đếm và lead time do brand tự đo theo mô hình và điểm bán.
Par level là gì?
Par level (định mức tồn tối thiểu) là mức tồn mục tiêu cho từng SKU tại điểm bán: dưới par thì phải đặt / chuyển hàng; trên par quá cao thì rủi ro hết hạn và chiếm chỗ lạnh. Với F&B, par thường gắn theo đơn vị sử dụng trong ca / ngày (hộp, kg, chai, phần prep) chứ không chỉ “số thùng trong kho”.
5 điểm nổi bật
- Timeline 5 nhịp: set par → đếm → đặt hàng → điều chỉnh → review tuần.
- Tách SKU nóng (A) khỏi SKU chậm (C) — không một par cho cả menu.
- Par = nhu cầu lead-time + buffer an toàn do brand tự chốt.
- Đếm gắn giờ cố định (mở ca / giữa ca / đóng ca) — không đếm khi đã 86.
- Tuần 1 pilot 8–12 SKU nóng trước khi scale toàn kho.
Vì sao F&B hay 86 giữa peak dù “có đặt hàng”
Đặt hàng theo lịch cố định (thứ 2–5) mà không gắn par sẽ lệch khi cuối tuần đông hơn, promo đẩy 1 món, hoặc NCC trễ 1 ngày. Ca trưởng gọi thêm “cảm giác hết” lúc 17:00 thì đã muộn so với lead time. Par level biến cảm giác thành ngưỡng: thấy dưới par ở giờ đếm quy định → đặt / chuyển ngay, không chờ peak.
Bảng mẫu — nhóm SKU & nhịp đếm
| Nhóm | Ví dụ (ẩn danh) | Nhịp đếm gợi ý | Hành động khi dưới par |
|---|---|---|---|
| A — SKU nóng | Topping signature, protein chính, bánh bán chạy | Mỗi ca (mở + giữa hoặc đóng) | Đặt / chuyển nội bộ trong ngày |
| B — ổn định | Gia vị base, ly–ống hút, nước ngọt | 2–3 lần / tuần | Gộp vào lịch đặt định kỳ |
| C — chậm / seasonal | Hàng promo hết mùa, SKU test | 1 lần / tuần + khi 86 | Hạ par hoặc rút menu |
Cách set par lần đầu (không cần ERP)
Chọn 8–12 SKU nóng. Với mỗi SKU ghi: đơn vị đếm (hộp/kg/chai), tiêu thụ trung bình theo ngày bán mạnh (brand tự lấy từ POS hoặc sổ ca 7–14 ngày gần nhất), lead time NCC (ngày), và buffer an toàn do CHT/AM chốt. Par tối thiểu ≈ nhu cầu trong lead time + buffer. Ghi trên sheet 1 mặt: SKU · đơn vị · par · giờ đếm · owner.
| Thành phần | Ý nghĩa | Lưu ý vận hành |
|---|---|---|
| Nhu cầu lead-time | Dùng hết bao nhiêu trước khi hàng mới về | Lấy ngày đông hơn ngày trung bình nếu cuối tuần lệch mạnh |
| Buffer | Đệm trễ NCC / spike bất thường | Buffer quá lớn = hết hạn và chiếm lạnh |
| Đơn vị đếm | Trùng đơn vị prep / nhận hàng | Tránh “1 thùng” khi bếp đếm theo kg |
| Owner | Ai đếm, ai ký đặt | Bếp/barista đếm A; CHT duyệt đặt |
Nhịp ngày — gắn mở ca / giữa ca / đóng ca
Par sống nhờ giờ đếm cố định. Gợi ý: mở ca đếm SKU A (nối note bàn giao nếu ca trước đã 86); giữa ca hoặc trước peak chiều đếm lại topping/protein; đóng ca ghi lệch và lý do (promo, hỏng, chuyển điểm). Không thay checklist mở/đóng ca — chỉ bổ sung cột “dưới par?” trên list hàng nóng.
Nên / Không nên
| Nên | Không nên |
|---|---|
| Pilot 8–12 SKU nóng 1–2 tuần trước khi scale | Set par 200 dòng kho trong 1 buổi rồi bỏ |
| Đếm đúng giờ cố định, đúng đơn vị | Đếm khi đã hết hàng để “cho có số” |
| Điều chỉnh par sau promo / mùa / đổi NCC | Giữ par cũ khi menu đổi 30% SKU nóng |
| Gắn lead time thật của từng NCC | Đặt theo lịch tuần bất kể tồn còn bao nhiêu |
| Review tuần: 86 lần nào · thừa / hết hạn | Phạt lương vì lệch đếm tuần đầu pilot |
Playbook 30 ngày
| Tuần | Việc | Done khi |
|---|---|---|
| Tuần 1 — quick wins | Chốt 8–12 SKU A + sheet par + owner đếm | 7 ngày đếm đúng giờ; có log dưới par |
| Tuần 2 | Gắn đặt hàng với dưới par; ghi lead time NCC | Không đặt “cảm giác” ngoài sheet |
| Tuần 3 | Điều chỉnh par theo 86 / thừa thật; tách B/C | Par A ổn định hơn; ít 86 giữa peak |
| Tuần 4 | AM spot-check 2 điểm; chuẩn hóa template chuỗi | Sheet dùng chung; CHT tự review tuần |
Trước / sau khi có par level
| Tình huống | Trước (đặt cảm giác) | Sau (có par + timeline) |
|---|---|---|
| Peak tối | 86 topping; FOH xin lỗi liên tục | Dưới par buổi sáng → đã đặt/chuyển |
| NCC trễ 1 ngày | Không buffer; cháy cả cụm SKU | Buffer trong par; có phương án 86 sớm |
| Promo 3 ngày | Par cũ; hết ngày 1 hoặc thừa ngày 4 | Điều chỉnh par tạm + review sau promo |
Minh họa vận hành ẩn danh — không phải số liệu AAU hay thị trường.
5 sai lầm phổ biến
1. Một par cho cả kho. SKU chậm bị đẩy tồn; SKU nóng vẫn 86. Tách A/B/C.
2. Đếm không đúng giờ / đúng đơn vị. Số đẹp trên giấy, peak vẫn cháy.
3. Bỏ qua lead time NCC. Thấy dưới par lúc 17:00 rồi mới gọi — đã muộn.
4. Không điều chỉnh sau promo / mùa. Par “đóng đinh” thành nguồn hết hạn hoặc 86 lặp.
5. Phạt lệch đếm tuần đầu. Team ghi số giả; mất tín hiệu thật để chỉnh par.
FAQ
- Par level khác min–max inventory chỗ nào?
- Par thường là mức mục tiêu / tối thiểu để kích hoạt đặt lại. Min–max thêm trần tồn. F&B nhỏ có thể bắt đầu chỉ với par (min) cho SKU A; thêm max khi thấy thừa / hết hạn.
- Quán 1 điểm, không chuỗi, có cần sheet par không?
- Có — càng ít người càng dễ “nhớ trong đầu” rồi 86. Sheet 8–12 dòng SKU nóng đủ để bắt đầu.
- Đếm bằng app hay giấy?
- Tuần 1–2: giấy/Excel cạnh prep đủ. App hữu ích khi nhiều điểm và AM xem từ xa — sau khi giờ đếm và owner đã ổn.
- Liên quan FIFO nhận hàng thế nào?
- FIFO bảo đảm hàng cũ dùng trước khi nhận. Par bảo đảm có đủ trước peak. Làm song song: nhận đúng FIFO, tồn dưới par thì đặt đúng nhịp.
- Khi nào hạ par?
- Review tuần thấy thừa / hết hạn lặp, hoặc rút món / hết promo. Hạ có chủ — ghi lý do trên sheet, không xóa thầm.
Kết luận
Par level không phải file kho đẹp. Nó là timeline vận hành: set ngưỡng → đếm đúng giờ → đặt trước khi cháy → điều chỉnh theo mùa → review tuần. Pilot SKU nóng trước, gắn lead time thật, và để CHT sở hữu sheet — peak sẽ bớt câu “hết rồi anh/chị ơi” vì quên đặt.
Muốn chuẩn hóa tồn–đặt hàng–nhịp ca cho chuỗi?
Chương trình Vận hành cửa hàng F&B của AAU Academy giúp đội ngũ dựng định mức, checklist ca và Action Plan xuyên suốt nhiều điểm bán.
Xem Vận hành cửa hàng F&B
