Quy trình đặt hàng nguyên liệu nhà hàng nối định mức tồn (par level), phiếu đặt hàng và khâu nhận hàng thành một vòng khép. Khác bài par level / định mức tồn (số cần giữ), bài này khóa ai đặt, khi nào đặt, mẫu phiếu, và đối nhận để giảm thiếu hàng giờ cao điểm và dư tồn đọng vốn.
Điểm nổi bật
Nội dung chính
1. Quy trình đặt hàng nguyên liệu nhà hàng là gì?
Quy trình đặt hàng nguyên liệu nhà hàng là chuỗi bước từ đọc tồn và dự báo → lập phiếu đặt → gửi nhà cung cấp → nhận và đối chiếu → nhập kho theo FIFO. Mục tiêu: đủ hàng đúng chất lượng, không dư vốn, có dấu vết khi lệch giá hoặc thiếu giao.
Khác định mức nguyên liệu món (recipe): đó là lớp công thức — xem định mức nguyên liệu tính giá vốn món. Đặt hàng là lớp cung ứng. Khác kiểm kê cuối tháng: kiểm kê khóa sổ; đặt hàng chạy hàng ngày/tuần.
2. Vì sao đặt lệch phá food cost và dịch vụ
Đặt thiếu: 86 món, khách mất niềm tin, nhân viên “vay” điểm khác loạn sổ. Đặt thừa: hết hạn, hủy, vốn nằm kệ — food cost phần trăm nhảy. Đặt không đơn vị chuẩn: nhà cung cấp giao thùng/kg khác hiểu. Không đối nhận: lệch số và chất lượng đổ lên bếp.
3. Công thức số lượng đặt từ par level
| Thành phần | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Par | Mức tồn mục tiêu trước ngày giao tiếp theo | Ức gà 20 kg |
| Tồn thực | Đếm / hệ thống trước lúc lập PO | 8 kg |
| Cover hiệu chỉnh | +/− theo đặt bàn, sự kiện, cuối tuần | +4 kg cuối tuần |
| Số đặt gợi ý | Par − tồn + hiệu chỉnh (làm tròn đơn vị mua) | 16 kg → 2 thùng 8 kg |
Luôn làm tròn theo đơn vị nhà cung cấp bán (thùng, két, bao) — ghi cả đơn vị kho và đơn vị mua trên PO.
4. Lịch đặt và phân nhóm hàng
| Nhóm | Tần suất gợi ý | Ai đề xuất | Ai duyệt |
|---|---|---|---|
| Tươi (rau, thịt, hải sản) | Hàng ngày / cách ngày | Bếp trưởng | Quản lý cửa hàng |
| Sữa / pastry ngắn hạn | 2–4 lần/tuần | Bếp / pastry | Quản lý |
| Khô, gia vị, bao bì | 1–2 lần/tuần | Thủ kho | Quản lý / kế toán điểm |
| Đông lạnh | 1–2 lần/tuần | Bếp | Quản lý |
| Bia rượu, đồ uống | Theo par + khuyến mãi | Bar / quản lý | Quản lý (ngưỡng giá) |
5. Mẫu phiếu đặt hàng (PO)
| Trường | Bắt buộc? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Số PO · ngày · điểm bán | Có | Số chạy liên tục |
| Nhà cung cấp · hạn giao | Có | Giờ nhận kỳ vọng |
| Mã hàng · tên · đơn vị mua | Có | Khớp master dữ liệu |
| Số lượng · đơn giá (nếu đã chốt) | Có / nên | Giá lệch → ghi chú |
| Người lập · người duyệt | Có | Ngưỡng giá cần duyệt thêm |
6. Nhận hàng và xử lý lệch
- Đối số lượng và quy cách với PO trước khi ký biên bản giao.
- Kiểm nhiệt độ / hạn dùng / bao bì với hàng lạnh và tươi.
- Lệch thiếu: ghi trên phiếu nhận; cập nhật công nợ / giao bù.
- Lệch thừa hoặc sai mã: giữ riêng; không nhập sổ như hàng đạt.
- Nhập kho theo FIFO; dán nhãn ngày nhận khi cần — xem thêm checklist nhận hàng FIFO nếu đã có trên site.
Hàng từ chối phải có ảnh/ghi chú để đánh giá nhà cung cấp sau này.
7. Lộ trình 30 ngày
| Tuần | Việc chính | Xong khi |
|---|---|---|
| Tuần 1 | Khóa par top 30–50 mã; mẫu PO một trang | Bếp + thủ kho ký nhận |
| Tuần 2 | Chạy lịch đặt theo nhóm; cut-off rõ | ≥80% PO đúng hạn cắt |
| Tuần 3 | Audit 10 lần nhận: đối PO–thực nhận | Tỷ lệ lệch có ghi chú 100% |
| Tuần 4 | Siết danh sách NCC chính; bỏ đặt “quen miệng” | Mỗi nhóm hàng ≤ số NCC đã chốt |
8. Nên / Không nên
| Nên | Không nên |
|---|---|
| Đặt từ par + tồn thực | Nhắn Zalo “gửi như hôm qua” |
| Cut-off và lịch tuần | Gọi gấp mỗi chiều thành lệ |
| Đối nhận trước nhập sổ | Ký giao rồi mới đếm |
| Đơn vị kho ≠ đơn vị mua ghi rõ | Chỉ ghi “2 thùng” không quy đổi |
9. Sáu sai lầm phổ biến
1. Không có par. Mỗi lần đặt là đoán — xem lại par level.
2. Một người vừa đặt vừa nhận không đối. Mất kiểm soát nội bộ cơ bản.
3. Đặt theo khuyến mãi NCC mà quên sức chứa. Tồn đọng và hết hạn.
4. Không cập nhật giá trên PO. Food cost thực lệch chuẩn món.
5. Trộn mã hàng điểm này với điểm kia. Chuỗi không so được — xem kế toán chuỗi F&B.
6. Bỏ qua hạn dùng lúc nhận. Hao hụt chuyển thành “bí ẩn” cuối tháng.
10. Câu hỏi thường gặp
- Phần mềm đặt hàng có thay quy trình không?
- Không. Phần mềm nhân bản quy tắc par–PO–nhận đã chạy. Khóa mẫu giấy/sổ trước.
- Ai được duyệt PO trên ngưỡng tiền?
- Policy chuỗi: ví dụ quản lý cửa hàng đến X; trên X cần quản lý vùng / chủ. Ghi trong mẫu.
- Hàng tươi đặt tối cho sáng mai có ổn?
- Ổn nếu cut-off NCC cho phép và có người nhận đúng giờ + kiểm nhiệt.
- Liên quan food cost % thế nào?
- Đặt–nhận lệch giá và hủy hết hạn đẩy % — xem food cost phần trăm nhà hàng.
- Nên bao nhiêu nhà cung cấp mỗi nhóm?
- Đủ dự phòng (thường 1 chính + 1 phụ) — không quá nhiều khiến giá và chất lượng phân tán.
Kết luận
Quy trình đặt hàng nguyên liệu nhà hàng ổn khi neo bằng par level, lịch cut-off rõ, PO có mã và nhận hàng đối trước nhập sổ. Giữ góc đủ hàng — đúng chất — có dấu vết.
Đọc thêm: par level, định mức nguyên liệu, food cost %.
Muốn khóa kho–giá vốn–đặt hàng cho chuỗi F&B?
Chương trình Kế toán – Tài chính chuỗi F&B của AAU Academy giúp đội ngũ thống nhất par, PO, nhận hàng và đối soát giá vốn đa cửa hàng.
Xem chương trình Kế toán – Tài chính chuỗi F&B
